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Resumen del libro

 

Donde está la acción

Por J. Elise Keith

y comentarios por Jesús Gómez Espejel

 

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Una herramienta de comunicación esencial para las organizaciones. son las reuniones

En el transcurso de una reunión se puede dar el evento más importante para el desarrollo de la empresa. Aquí es donde se plasman sus valores y cultura. La organización debe preocuparse por la calidad de la reunión y planificar la reunión estratégicamente.

Aunque pocas reuniones suelen ser un signo de buena coordinación y claridad de las tareas individuales en un equipo, el trabajo humano colaborativo también requiere reuniones regulares como herramienta para ganar motivación o evaluar cambios en la trayectoria de desarrollo en el cumplimiento de metas o en el curso de un proyecto

“Las reuniones negativas por lo general son un signo  de problemas más profundos en una organización”.                                  

A la gente le gustan las reuniones, aunque a menudo dicen lo contrario.

Irónicamente, las reuniones de negocios se consideran una pérdida de tiempo e incluso una molestia. Sin embargo, los estudios han demostrado que a las personas les gustan y las disfrutan.

Desafortunadamente, la pérdida de prestigio en una reunión de negocios dará lugar a una disminución de su calidad.

Muchos directores no les prestan atención y no están completamente preparados. Además, algunas organizaciones tienen demasiadas reuniones debido a una mala organización.

Antes de cada reunión, debes tener claras tus intenciones, así como el formato que mantendrá la reunión y la información personal de los participantes.

“La reunión tiene una función central: nos reunimos y creamos rápidamente un punto de vista compartido en un grupo”.

Una sana y productiva junta requiere la voluntad de los participantes y valores compartidos. 

Los participantes de la reunión deben cumplir con algunas reglas y habilidades básicas para mejorar su eficiencia, y pueden considerarse buenos modales durante las juntas profesionales:

  1. Comprender las metas: cada participante debe comprender el propósito y los resultados esperados de la reunión.
  2. Desarrolle una hoja de ruta: la reunión debe estar estructurada y seguir una serie de pasos predeterminados.
  3. Ajustarse a el tiempo: debe llegar a tiempo. La reunión no debe interferir con la agenda de otros. Durante la reunión, se debe respetar el tiempo de cada participación y la conversación no debe ser interrumpida ni excesiva.
  4. Fomente la participación: si las personas participan, disfrutarán de la reunión. Prevea cómo participará cada participante en la reunión.
  5. Tome notas durante la reunión: las notas que tomó y la agenda del día deben ser visibles para todos.
  6. Notas finales compartidas: el acuerdo y los resultados alcanzados deben proporcionarse a los participantes en una acta o minuta .

Una reunión puede considerarse como un proceso mediante el cual se crea un enfoque de grupo sobre un tema, luego se discute y se obtienen resultados compartidos, y debe realizarse de manera respetuosa y cortés entre los participantes.

Cada reunión tiene tres etapas, que deben estructurarse en la agenda:

  1. Método – al principio, felicite y de la bienvenida a los asistentes de manera adecuada. Favorece la concentración y la cohesión del grupo.
  2. Trabajo – para llevar a cabo las principales actividades de la reunión. Siga la agenda para obtener soluciones, aportar ideas o información.
  3. Conclusión, verifique y repita el resultado o acuerdo. Los participantes deben comprometerse con la decisión tomada y comprender el siguiente paso.

En vista de ciertas necesidades, se puede utilizar una lluvia de ideas al comienzo de la reunión para determinar los puntos principales que se discutirán en la reunión.

“Reunión de alta calidad es una reunión que el líder establece y cumple con las expectativas de los participantes”.

El resultado final del encuentro y el valor percibido por los participantes son cruciales.

La junta debe dar resultados claros. Esta es una inversión de recursos que debe mostrar beneficios. Alcanzar los objetivos de la reunión es tan importante como la satisfacción de los participantes en la reunión.

Hay cinco pasos básicos para aumentar la participación de los asistentes en cualquier reunión:

  1. Fijar el tipo de contribución -el líder debe explicar cómo contribuirán los asistentes y cuál es el destino de la contribución.
  2. Generar la contribución de los asistentes -conviene hacerles preguntas o solicitarlas directamente. Estos se pueden entregar con anticipación para que estén listos para llegar.
  3. Crear condiciones para la participación -debe haber un tiempo específico para la participación. El anfitrión debe hacer preguntas y esperar cortésmente a que los participantes respondan.
  4. Reconocer las contribuciones -las contribuciones deben ser apreciadas y apreciadas.
  5. Aprovechar las Contribuciones -los resultados y las contribuciones deben ser relevantes para la empresa y ajustarse a su propósito.

Los individuos suelen generar una gran concentración a lo largo del día. Cuando haga un trabajo más complejo, entrará en un estado de alta concentración y no debe ser interrumpido. Es adecuado asegurarse de que la reunión no afecten a estos períodos de tiempo y determinar el período consensuando. Igualmente cada reunión debe ser opcional para cada participante, y si no cumple con los requisitos, debe cancelarse si no compre con las objetivos y las metas. Es conveniente asignar funciones a diferentes participantes según las necesidades.

“Para algunas tareas, la reunión puede ser donde el equipo intente proceder”.

Hay diferentes niveles de optimización de reuniones.

La optimización de reuniones se divide en cinco niveles, cada uno de los cuales es adecuado para organizaciones de diferentes tamaños, que incluyen:

  1. Individual– la calidad de la reunión depende de la capacidad personal del líder. Sin sistematización.
  2. Profesional– organizar estándares de reuniones profesionales y registrarlos de manera básica.
  3. Efectivo– cada unidad de negocio de la organización tiene su proceso de reunión.
  4. Sistematización- evalúe continuamente la efectividad de las reuniones y establezca pautas específicas de cultura corporativa para las reuniones de toda la empresa.
  5. La primera categoría- su nivel más alto de eficiencia y mejora continua. Las empresas de este nivel son innovadoras en sus procesos de reunión y muchas veces son imitadas por otras empresas.

“Cuando una empresa de nivel 3 adopta una metodología de reunión estándar, utilizará el lenguaje y los patrones prescritos por los expertos”.

La “reunión de la cadencia” se lleva a cabo para revisar el progreso del equipo.

Este tipo de reuniones ayudan a mantenerse en sintonía con los miembros del equipo y mejoran los métodos. Se llevan a cabo con regularidad y son atendidos por las mismas personas.

También completaron el procedimiento preestablecido para cada reunión. Asimismo, tienden a requerir menos planificación, marcan el ritmo de trabajo y lo utilizan para control o evaluación. Hay cinco tipos:

  1. Ritmo del equipo– se establece el trabajo realizado por el equipo durante un período de tiempo.
  2. Verificar el progreso– monitorear el progreso y los próximos pasos de un proyecto específico.
  3. Reunión personal-realizada por un miembro del equipo como coaching personal.
  4. Revise la acción– revise los resultados del plan y su comprensión.
  5. Gobernanza– generalmente evalúa el desempeño y realiza un análisis crítico.

“Si alguien me pidiera una prueba para evaluar la salud de la organización, quisiera observar al equipo ejecutivo durante sus reuniones”.

La “reunión de catálisis” produce ideas para afrontar losl desafío.

La función de la “reunión de catálisis” es formular nuevos planes o proyectos, resolver problemas y tomar decisiones. Estas reuniones cambian el trabajo en la organización. Se realizan cuando la situación lo requiere, y los participantes se determinan según las necesidades especiales. Vienen en diferentes variantes y formatos, por lo que se requiere más planificación. Hay cinco clases:

  1. La generación de creatividad– frente a una única situación, realizar conjuntamente sugerencias creativas.
  2. Programación- se establecen tiempos y la atribución de acuerdo con un nuevo plan o proyecto definido por el equipo.
  3. Taller: un lugar donde responde una serie de preguntas durante un período de tiempo.
  4. Solución de problemas: analice el problema y explore la solución más razonable.
  5. Decisión-Determine los criterios de selección y elija entre diferentes opciones.

“¡La reunión de catálisis puede ser divertida e interesante”!

La “reunión de aprendizaje e influencia” tiene como objetivo informar e influir en el comportamiento del equipo.

Estos están diseñados para influir en otros u obtener algo de ellos. Ocurren cuando hay un interés genuino en aprender, mejorar y compartir.

Buscan influir en los participantes. Hay seis tipos:

  1. Creación de significado– cuando aprendes en grupo y estableces la base y el valor de una situación.
  2. Demostración- busque opciones para la cooperación futura y prediga la posibilidad de la segunda reunión.
  3. Resuelva el problema– explore formas de satisfacer a ambas partes y siga adelante frente a las diferencias.
  4. Comunidad de práctica– cuando se mejoran las actividades entre los participantes y la práctica de determinadas actividades prácticas.
  5. Formación-en qué consiste la mejora de las habilidades de trabajo en equipo.
  6. Difusión– cuando se comparten noticias e información relacionada.

El verdadero aprendizaje y la influencia requieren un tipo de vulnerabilidad y apertura, que es difícil de equilibrar con la necesidad de impresionar y controlar”.

Las reuniones virtuales necesitan más descanso.

La mayoría de los profesionales cree que trabajar desde casa aumentará las horas de trabajo. Para evitar el cansancio y mejorar la realización de reuniones virtuales, se recomiendan las siguientes tres medidas:

  1. Conservar la esencia de las reuniones presenciales: esto significa que las reuniones no presenciales deben realizarse con la misma seriedad y planificación que las reuniones presenciales.
  2. No puede ver su propia imagen durante la reunión; tenga en cuenta que cuando las personas ven la imagen de su propia cámara, se distraen más fácilmente.
  3. Descanso: las personas deben evitar estar frente a la pantalla durante demasiado tiempo, por lo que se recomienda tomar un descanso cada 45 minutos.

La empresa de mayor éxito se caracteriza por la capacidad de realizar reuniones adecuadas donde demostrar todas sus capacidades como organización.