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Resumen del libro

 

Haz que tu presentación sea algo extraordinario.

Por

 Dan Roam

y comentarios por Jesús Gómez Espejel

 

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¿Qué es una presentación?

Realizar una presentación implica proyectar una idea con la claridad suficiente para que otros se la apropien.

Las presentaciones pueden ser persuasivas, motivacionales, educativas o lúdicas, pero en todos los casos deben ser atractivas para que el público adopte el punto de vista del presentador.

Durante su intervención el expositor se vale de un discurso informativo, explicativo, narrativo o argumentativo en función del efecto que desea generar.

La dificultad radica no solo en la elección y la organización del contenido, sino también en el ejercicio escénico realizado durante la presentación misma. Idealmente, una exposición debe cambiar los paradigmas del público.

Si te digo la verdad, te la cuento con una historia, y te cuento esa historia con imágenes, te puedo mantener pegado a la silla.

Existen tres aspectos fundamentales para el éxito de una presentación:

  1. Honestidad – Las exposiciones deben realizarse con absoluto apego a la verdad. Esta es la única manera de lograr el entusiasmo y la confianza imprescindibles para establecer una conexión con la audiencia.
  2. Relato estructurado– La mejor manera de transmitir una idea es a través de una historia. Los relatos permiten incluir a todo el público en la presentación, hacer memorables las ideas y aclarar los conceptos complicados.
  3. Ilustraciones y apoyo gráfico– Las imágenes son imprescindibles para captar y mantener la atención del público, son la mejor manera de mostrar con exactitud lo que se quiere.

A nadie le gusta que le digan lo que tiene que hacer, pero a todo el mundo le gusta que corroboren sus ideas.

La falta de honestidad en la presentación llevará irremediablemente a perder la confianza de las personas. Si esto sucede dudarán de los datos presentados, los argumentos y la visión propuesta. Modificar las creencias o convicciones de las personas es más difícil que transmitir información o enseñar habilidades.

En otras palabras, el cambio que queremos que experimente el público determinará la elección de la línea argumental.

Al planear una presentación se debe empezar por considerar la idea a comunicar.

Puede ser una enseñanza, una convicción, un descubrimiento o una serie de datos. Además, se debe tomar en cuenta el tipo de público al que se dirigirá y sus expectativas.

Siempre hay que considerar que a las personas no les agrada recibir indicaciones sobre lo que deben pensar o hacer, es mejor estructurar la intervención para que el público llegue por sí mismo a la conclusión deseada.

El presentador debe mostrarse auténtico y empático en todo momento. Los expositores deben permanecer fieles a su estilo personal durante la presentación.

La “línea argumental”

Las presentaciones pueden tener diversos objetivos, como compartir información, enseñar, inducir a la acción o modificar las convicciones de la audiencia.

En cualquier caso, las presentaciones buscan generar un efecto en el público. Con base en este efecto se debe elegir la línea argumental que funcionará como hoja de ruta para la presentación. Esta línea debe ser clara para el público y debe comenzar y terminar en un punto hacia el que se orientará desde el comienzo.

Una línea argumental clara permite prevenir divagaciones y confusión durante la exposición.

Una línea argumental es como una criatura que vive y respira, que hace progresar nuestra idea de principio a fin.

Las presentaciones deben terminar siempre en un estado emocional más intenso y satisfactorio que el del inicio. La línea argumental incluye tres secciones:

  1. Introducción– Aquí el expositor se presenta, introduce el tema a tratar y resume la idea central.
  2. Cuerpo– Se realiza la exposición detallada de la idea central, las ideas secundarias, y se presenta la información de apoyo.
  3. Conclusión– Se realiza una propuesta final o se concluye la historia narrada de manera contundente y clara.

Normalmente, quien se limita a enunciar los hechos no consigue promocionarse.

Existen cuatro tipos básicos de presentaciones, cada una de las cuales requiere su línea argumental correspondiente: “el informe”, “la explicación”, “el discurso” y “el drama”.

“El informe”

Esta presentación busca cambiar o renovar la información que posee el público. Un reporte de actividades o un reporte anual pertenecerían a esta categoría. A diferencia de lo que sucede en los otros tipos de presentación, el informe no suele elevar el ánimo del auditorio hacia el final. Esto se debe a que la comunicación se vuelve más neutral al limitarse a presentar una serie de hechos. Aún así los informes siempre deben buscar exponer la información de una manera reveladora y facilitar al público su comprensión

El discurso plantea un problema y una solución, pero requiere una cierta dosis de persuasión: ‘Tienes que convencerme.

Los informes son el tipo de presentación más común. Por su monotonía pueden resultar con frecuencia aburridos si la información no se presenta vívidamente. Se debe cuidar al máximo la organización del contenido para que la presentación resulte clara y memorable. Asimismo, deben resaltarse los aspectos más interesantes.

Un buen informe necesita realizarse con la intensidad de una transmisión deportiva. Siempre que sea posible es preferible elegir uno de los otros tres tipos de presentaciones por su dinamismo.

La esencia de cualquier discurso es conseguir que nuestra audiencia pruebe algo nuevo.

En la introducción del informe se debe presentar el motivo de la presentación (por ejemplo, reportar los avances de un proyecto). Luego se describen los protagonistas o actores del tema a tratar, su situación espacial y temporal, los procesos realizados, las mediciones y los aspectos cuantitativos y se finaliza con una propuesta, valoración o síntesis vinculada directamente con la introducción.

“La explicación”

Esta presentación tiene el objetivo de enseñar habilidades o nuevas perspectivas. Los cursos de cualquier tipo y los artículos de divulgación científica son ejemplos de explicaciones. La audiencia debe adquirir conocimientos y experimentar una sensación satisfactoria. Cuando las personas comprenden algo que antes ignoraban, se genera dopamina que proporciona una sensación placentera. Esta es una de las razones por las cuales la explicación puede resultar potencialmente más significativa en la experiencia del público.

Como el drama nos llega al corazón, resuena hasta lo más alto de la pirámide de la verdad.

Después de presentarse y mencionar los objetivos y las circunstancias de la reunión, se debe presentar un esquema de los pasos que se seguirán. Si se habla del ajedrez, por ejemplo, estos pasos incluirán: la descripción de las piezas, el tablero, su espacio y movimiento, las reglas de una partida y sus posibles resultados. La explicación debe ser detallada y usar recursos visuales.

Cualquier nivel de complejidad se puede clarificar presentando la idea como una ‘construcción.

El presentador debe asegurarse de que la audiencia sepa en cada momento de la presentación en qué paso está el juego, dónde se encuentran las piezas y hacia donde se dirigen. Al concluir la presentación se sintetizan todos los pasos, se realiza una valoración de lo aprendido y de ser posible se realiza una evaluación.

“El discurso”

Los discursos tienen el objetivo de inducir a la acción o persuadir al público de elegir una solución. Las presentaciones de ventas o una entrevista de trabajo son ejemplos de este tipo de presentación. Durante un buen discurso la resolución sugerida por el presentador debe parecer óptima. Al igual que en el informe y la explicación se debe iniciar por presentarse y resumir el motivo del encuentro. En la introducción se expone un problema común a la audiencia y al presentador.

Si nuestros ojos no tienen nada interesante que mirar, nos lo inventamos.

Durante el desarrollo de la presentación se debe ofrecer atisbos a alguna de las posibles soluciones. El expositor debe describir dos: una deficiente y una óptima. Al concluir se demuestra la conveniencia de la opción óptima y se invita a la acción mientras se describe en sus detalles y requerimientos más demandantes. Es imprescindible que el presentador conozca tanto el problema como las soluciones mencionadas en su exposición. El público siempre debe estar informado si es que se pretende venderle algo, o de lo contrario podrá sentirse engañado.

“El drama”

Los discursos de clausura y las charlas de TED son ejemplos de estas presentaciones. Su objetivo es modificar las convicciones del público. Hacia el final del drama se genera una sensación satisfactoria. El discurso es principalmente narrativo, consiste en el relato de la superación de un obstáculo por parte de un personaje. El presentador debe lograr que el público se comprometa, se conmueva y se apropie de esta superación. Al final las personas entenderán algo nuevo sobre el mundo y sobre sí mismas.

Para describir una ubicación, posición y superposición, mostramos un mapa.

Las historias son al mismo tiempo una lección de vida. Deben seguir la estructura clásica de la historia del héroe que inicia un viaje para conseguir un objetivo; en el camino se enfrenta a fuerzas adversas, las cuales se harán cada vez más grandes hasta parecer que lo aniquilarán. Por supuesto, hacia el final el héroe supera la adversidad valiéndose de habilidades nuevas. Al final el héroe ha experimentado un crecimiento personal y ha conseguido su objetivo.

Asegúrate de que tu ilustración se centre en un elemento importante, y que ese elemento quede claro, esté centrado y sea obvio.

El drama debe ofrecer una lección vital y ser emocionalmente significativo. Al igual que todos los tipos de presentaciones necesita valerse de ilustraciones adecuadas.

En la medida de lo posible es recomendable que las presentaciones de cualquier tipo incluyan un poco de drama para aumentar su impacto. Cada uno de los episodios de la historia debe ser claro y relacionarse de manera directa con el suceso anterior y con el siguiente a fin de no romper la tensión del relato.

El poder de las imágenes

La presentación siempre debe acompañarse de diapositivas que funcionarán como la columna de la presentación. Cada diapositiva debe contener título, una ilustración o foto y una oración. Cada una ha de limitarse a presentar una sola idea. En tanto que que la vista es el sentido más importante y privilegiado por el cerebro, su potencial para recibir mensajes es muy superior al de los otros sentidos.

La mayoría de las personas puede concentrarse mejor en una presentación si tiene un sustento visual. Las imágenes pueden presentar retratos, mapas, diagramas, íconos, ecuaciones, gráficos y líneas de tiempo. Las imágenes se usan para describir actores, protagonistas, medidas, cuantificaciones, motivos, lugares, situaciones, cronologías y procesos.

Según las necesidades de cada presentación puede elegirse entre fotos, dibujos y gráficos. Siempre deben ser lo más sencillos posibles y mostrar con la mayor claridad la idea que se desea plantear. Las fotos de modelos no son recomendables, tampoco las imágenes con muchos elementos visuales. Los dibujos y los gráficos sencillos siempre serán preferibles. Los dibujos pueden construirse a partir de las figuras más simples: círculos, triángulos, cuadrados y líneas. Con un poco de práctica puede lograrse la suficiente elocuencia al dibujar con trazos realmente sencillos.

Al dibujar personas es necesario poner énfasis en sus emociones y acciones, individuales o grupales, en función de los objetivos de la presentación. Lo más recomendable es realizar dibujos a mano. No obstante, existen programas computacionales que permiten realizar dibujos simples con gran rapidez.

El miedo al escenario

Una buena planeación y mucha práctica son la mejor manera de prepararse para enfrentarse al miedo a hablar en público. Es una tarea difícil, pero enfrentarla con éxito siempre le permitirá abrirse camino en su carrera profesional.

Todos deben confiar en que poseen las aptitudes necesarias para mejorar el impacto de sus presentaciones. Ya sea que su personalidad sea aprensiva o despreocupada la preparación y el ensayo son imprescindibles.

Antes de la presentación deben realizarse diversos ensayos en solitario y luego hacer uno frente a personas de su confianza. Si es posible, el ensayo debe realizarse en el lugar de la presentación final y con las herramientas reales.

El presentador debe evitar a toda costa hablar sentado o desde el fondo de la sala.

Es recomendable concentrarse en la mirada de algunas personas de la audiencia (quienes muestren más empatía) para ganar seguridad y recibir una sonrisa de retroalimentación.

Los primeros dos minutos son los más importantes pues, durante este lapso, la audiencia se forma una imagen del expositor. Por último, hay que saber bien la frase de apertura porque es muy importante y debe servir de sustento para el arranque. El expositor nunca debe disculparse por el nerviosismo, sino que debe usarlo para generarse una experiencia emocionante y placentera.