Resumen del libro
Mejore sus reuniones virtuales
Cómo comunicarse desde cualquier lugar, dominar las llamadas en video y conferencias telefónicas y colaborar como un profesional
Por John Arthur
Síntesis y comentarios por Jesús Gómez Espejel
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Mientras se incrementa la población que labora a distancia, las organizaciones dependerán bastante más de las reuniones virtuales.
A partir de 2010, las organizaciones han adoptado cada vez más las reuniones a distancia: las denominadas telefónicas de persona a persona se convirtieron en denominadas de conferencia, y las reuniones en persona se transformaron en reuniones de video. El Coronavirus aceleró la tendencia hacia la relación virtual. Las videoconferencias ahora son ubicuas. La enfermedad pandémica pone de relieve por qué los trabajadores que buscan un desarrollo profesional y las organizaciones que desean continuar siendo viables requieren aprender a usar esta tecnología.
Los adelantos en la tecnología van en paralelo al crecimiento de las conferencias de audio y video. Anteriormente, para bajar una imagen por internet tardaba casi medio minuto, ni una tecnología accesible ofrecía un medio eficaz para vincular a varias personas por medio de video. El ancho de banda más grande de actualmente aguanta muchas de estas ocupaciones.
Las reuniones virtuales han incrementado debido al creciente número de trabajadores autónomos y “nómadas digitales” que se ganan la vida primordialmente por medio de internet. Ya que estas personas tienen la posibilidad de laborar a una cantidad enorme de kilómetros de su oficina, las reuniones en persona son poco comunes. La posibilidad de echar mano del mejor ingenio y capacidad dondequiera que se encuentre, ahorra dinero a las organizaciones y laborar online amplía las oportunidades de los trabajadores independientes.
Con su personal haciendo un trabajo desde su vivienda ahorra dinero y disminuye las tasas de desgaste a la mitad.
Para las organizaciones, disponer de un personal libre fuera de la compañía significa poder escoger entre una más grande proporción de ingenio. Puede elegir freelancers para proyectos específicos a un precio menor. Las organizaciones gastan menos en espacio de oficina una vez que emplean a trabajadores remotos. Inclusive tener la mitad de su personal de tiempo completo haciendo un trabajo a partir de vivienda resultará en un ahorro relevante.
Los trabajadores independientes, del mismo modo, obtienen beneficios financieros. Tienen la posibilidad de ofrecer servicio a consumidores globales a medida que viven en regiones con un menor precio de vida.
Aunque los independientes se afrontan al precio inicial de adquirir los equipamientos que necesita una oficina virtual, ahorran en los desplazamientos y otros costos involucrados con el trabajo. El teletrabajo además ayuda a la retención del personal. Forbes reporta que más del 80% de empleados quisiera laborar a partir de su vivienda. Los trabajadores comúnmente poseen mejor ánimo una vez que no deben moverse al trabajo o batallar con la conmoción de la oficina.
Las organizaciones tienen que conceptualizar las pautas de las reuniones virtuales.
Ciertos dirigentes prefieren las reuniones en persona continuamente que sea viable, sin embargo otros las prefieren reuniones virtuales. Sea como sea la inclinación de su compañía, defina las pautas de sus reuniones virtuales.
Aclare si las reuniones se realizarán en audio o video, dónde tienen la posibilidad de estar los individuos a lo largo de las reuniones, y quién organizará el orden del día y tomará notas.
Los dirigentes empresariales tienen la posibilidad de impulsar la práctica de las reuniones virtuales apoyándolas por arriba de las presenciales y mostrándose plenamente involucrados y enérgicos a lo largo de las conferencias de audio o video.
Los dirigentes le tienen que dar al personal los recursos que requiere para laborar en el hogar, como costear el servicio de telefonía celular.
Además podría ser primordial invertir en tecnología de conferencias.
La población que labora a partir de vivienda puede afrontar a distracciones difíciles. Una vez que trabaje a distancia, busque un espacio que le ayude a concentrarse y le dé un sentido de rutina.
Laborar en una cafetería no cuenta como teletrabajo, puesto que aquellos sitios permanecen llenos de distracciones. El sonido de fondo perjudicará sus denominadas de negocios o reuniones virtuales.
Si requiere una silla cómoda o ayudas ergonómicas, consígalas. Estar incómodo ante la PC perjudicará la calidad de su trabajo. Considere el efecto visual de su escritorio. Tener una estación de trabajo parado le posibilita desplazarse mejor en una junta virtual y puede parecer más natural.
La construcción de una oficina en el hogar servible empieza con una robusta conexión al internet. Las conexiones de clip de vídeo de calidad necesitan un ancho de banda de alrededor de 1 megabits por segundo. Correr a 1.5 Mbps es todavía mejor.
Ajuste su conexión a estas velocidades, si se necesita. Si su equipo o conexión resulta ser insuficiente, parecerá poco profesional.
¿El sonido de sus chicos o mascotas perjudicará sus llamadas? Encuentre un espacio donde los sonidos fuertes no sean un problema. Considera una rutina. Comience a laborar a la misma hora cada día y asegúrese de llevar a cabo con sus plazos y conseguir sus metas. Considere la probabilidad de vestirse para el día como si fuera a la oficina. Utilizar ropa más formal resulta en una más grande productividad.
La preparación, una afable voz telefónica y una idónea etiqueta telefónica mejorarán la calidad de sus denominadas en conferencia.
Una vez que se prepare para una conferencia telefónica, asegúrese de estar en un espacio tranquilo, sin sonido de fondo. La sensibilidad de la tecnología de hoy transmitirá más sonido del que piensa. Si tiene una PC vieja, no utilice su audio.
Con gente probablemente en diferentes husos horarios, el mediodía es el mejor instante para las denominadas en conferencia. Limite las reuniones sobre un solo asunto a 15 min. Inclusive las discusiones en hondura no tienen que durar bastante más de 45.
Al igual que en las reuniones en persona, envíe cualquier material que los asistentes necesiten leer previo a la junta. El orden del día constantemente es fundamental, y más en las conferencias telefónicas. El orden del día le ayuda a los participantes a prepararse, plantearse cuestiones o tener en cuenta preguntas en relación con el asunto de la junta. Ponga parámetros de tiempo en cada punto del orden del día.
Tenga presente que los participantes tienen la posibilidad de no haber leído los materiales enviados, por lo cual ajuste su presentación en consecuencia. Producir y distribuir antes a la junta un resumen ejecutivo del material puede apoyar.
Ya que los asistentes no tienen la posibilidad de ver su lenguaje del cuerpo, su voz se vuelve mucho más relevante mientras transmite información. Los presentadores de radio constantemente exageran el tono y el ritmo de sus voces ya que les ayuda a los otros a entenderlos mejor. Sostenga una voz telefónica para incrementar el rango de su voz y experimente con dialogar más veloz o más retardado. Un protocolo eficaz para las conferencias telefónicas incluye que el anfitrión se presente a los otros participantes, solicitar que silencien sus teléfonos una vez que no se encuentren hablando y no hacer algunas labores a la vez a lo largo de la llamada.
Para lucirse en las videoconferencias, realice su presencia más profesional.
Las video reuniones acostumbran sentirse menos impersonales que las llamadas telefónicas, por consiguiente tienen la posibilidad de permitir que los individuos establezcan interrelaciones más de forma sencilla.
La preparación de las reuniones por video es, en varios sentidos, semejante a la preparación de las llamadas telefónicas, empero las videoconferencias poseen recursos técnicos y de presentación extras que se debe considerar.
Si está organizando una videoconferencia, empiece su sesión un poco previo a la hora fijada y defina las directrices de la junta. Una vez que culmine la videoconferencia, cierre la aplicación de la junta velozmente.
Asegúrese de que su conexión a la red de internet soporte la organización o la participación en una videoconferencia, debido a que las dos necesitan un ancho de banda de forma considerable más grande que el de una conferencia telefónica.
Los equipamientos de video cambia, empero usted requiere uno de alta calidad que no produzca un retraso a lo largo de la junta. La mayoría de las tabletas y portátiles recientes vienen con cámaras correctas. En caso de un problema técnico, la utilización del teléfono para el audio suele ser mejor que la utilización del micrófono del computador.
Continuamente pruebe su equipo al principio del día y entre reuniones. Puede probar la rapidez de internet con programa gratuito online.
Aprenda todo lo cual logre sobre el programa de videoconferencia que utilizará. Ejemplificando, Zoom le posibilita apagar su clip de video a lo largo de una junta si requiere desaparecer brevemente.
A diferencia de una conferencia de voz, una videoconferencia necesita que se presente visualmente como un profesional.
Siéntese o párese ante un fondo sencillo y profesional. Si no está cómodo con su fondo de todo el mundo real, muchas aplicaciones le permiten generar un fondo virtual. Los individuos en la videoconferencia verán el espacio de trabajo entre usted y la cámara, de esta forma que asegúrese de que dicha área se encuentre ordenada. Cualquier cosa que se mueva en el marco del video, así sea su brazo o un ventilador de techo, podría dañar la claridad del video. A lo largo de la junta, mire la cámara.
Escoja ropa de colores firmes en tonos neutros, como grises o azules. La ropa en blanco y negro o la ropa con diseños realizados no se ven bien en video. Para los hombres, la barba es más visible en video que en persona. Zoom tiene una funcionalidad de “Mejorar mi apariencia” en la pestaña de configuración de clip de video que suaviza la apariencia de su piel y el tono.
El alumbrado además puede mejorar su aspecto online. La luz natural es lo mejor. Si es viable, póngase ante una ventana. Intente tener una ventana o luz a sus lados además. La cámara debería estar al nivel de los ojos, no abajo. Puede invertir en un soporte para portátil para alzar su PC al nivel de los ojos o utilizar libros para subirla.
Observe como los presentadores de los noticiarios de televisión y mantenga los ojos en la cámara. Copie su forma de dialogar y desplazarse y cómo se comunican de manera no verbal con sus espectadores. Aunque sonreír es fundamental, contar chistes no es una buena iniciativa.
La práctica le ayudará a mejorar sus capacidades para las reuniones virtuales.
Ser un mejor presentador en reuniones virtuales solo necesita una cosa: práctica. Si labora en su presentación, mejorará. Asegúrese de entrenarse para su junta virtual. Esto no significa ponerse en orden 5 min previo a que inicie. Con suficiente anticipación idee una aseveración inicial que capte la atención de la población.
Defina los puntos de vista que desea hacer y las transiciones entre ellos. Si usa una aplicación de videoconferencia, asegúrese de saber qué funcionalidades da y cómo usarlas.
Experimente con su estilo y la organización de la junta virtual. Ejemplificando, el creador John Arthur usa 2 monitores, uno al lado del otro. Uno muestra a los asistentes de la junta, en lo que el otro muestra su orden del día. Una vez que requiere pasar al siguiente punto, puede verlo de forma sencilla. Utilizar un bloc de notas es menos intrusivo que redactar en la PC a lo largo de una junta.
Su voz es fundamental en una llamada en conferencia y en una junta de clip de video, sin embargo los vocablos son solo una pequeña parte de la manera en que se comunica. Su tono de voz e idioma del cuerpo son todavía más relevantes.
Aprenda a utilizar su respiración para conservar la calidad de su voz. Los cantantes emplean técnicas de respiración para mejorar su rango y volumen. Encuentre un timbre de voz en su rango natural que genere un ruido claro y intenso. Aprenda a jugar con el rango vocal para no dialogar en un monótono.
Lo cual podría parecerle una expresión desmesurada podría ser llamativo para los que permanecen en una junta de audio o clip de video.
Realice un clip de video de usted mismo hablando, como realizan todos los oradores de elevado grado. Al verificar las imágenes es viable que descubra que un discurso que creía llamativo resulta aburrido. Muchas aplicaciones de programa de clip de video ofrecen un área de junta de prueba en la que puede ensayar su presentación. Varias permiten filmar las reuniones. No importa cómo practique, la repetición es fundamental. Sus presentaciones mejorarán mientras se familiarice con las reuniones virtuales, sus requisitos tecnológicos y su material.
Si se pone nervioso previo a una junta, trate de un ejercicio de respiración. Inhale a lo largo de 4 segundos, mantenga la respiración a lo largo de 7 segundos y exhale a lo largo de 8. Repita esto 3 veces y le ayudará a relajarse. Respire profundamente numerosas veces y exhale profundamente anterior a iniciar la junta. La preparación disminuirá su ansiedad.
Maneje el cansancio del Zoom para adelantarse al grupo.
El hincapié en las reuniones virtuales a lo largo de la enfermedad pandémica de la Coronavirus ha creado el cansancio del Zoom. Hace falta más esfuerzo para realizar reuniones de video que en persona. En una junta de clip de video finaliza mirándose a él mismo la mayoría del tiempo, lo que no es algo que realice comúnmente. No recibe el aporte del lenguaje del cuerpo o las expresiones faciales que obtendría a lo largo de una junta en persona. Aquello supone que tiene que concentrarse más. Aunque no interactúa con sus compañeros de trabajo de la misma manera, The Wall Street Journal informa que posiblemente se encuentre interactuando con más gente de lo usual.
Para encarar a el cansancio, reconozca que existe. Programe descansos entre reuniones. Si sus contrapartes lo permiten, cambie una videoconferencia por una llamada en conferencia. Si está en una junta de video extensa, no dude en detener el video por un minuto o 2 y desplazarse. Obtener un soporte de computadora portátil para laborar parado o un monitor más enorme puede contribuir a aliviar el cansancio del Zoom.
